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貨代操作流程(上)

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整箱貨(非危險品)海運出口流程大概流程如下:

攬貨→詢價→訂艙→接受託運申請→訂艙確認→排載→發放空箱→裝箱→進場→邊檢→申報→報檢→報關→配載(裝船計劃)→審提單→船東確認費用→預借購付匯聯→繳交一切費用→簽單→向貨主催款→貨主確認並支付錢款→開具商業發票→放單/做電放/做SEAWAYBILL

(一)攬貨→詢價→訂艙→接受託運申請→訂艙確認

一、業務員攬貨,接受貨主詢價攬貨期間應向詢價貨主問明一些類別信息,如:1、 發貨人2、 收貨人 3、 通知人 4、 品名(中英文)5、 目的港、中轉港6、 櫃型櫃量,超重櫃特殊説明(如為特種櫃,則需詳細的貨物尺寸,長*寬*高,毛重,體積等,有時還需要更為詳細的貨物裝櫃次序,及擺放示意圖。)各項型最大體積為:( 長*寬*高 ) 可裝體積, 可裝重量 1×20’GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT 1×40’GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT 1×40’HC=76CBM 12*2.7*2.38 1×45’GP=86CBM (注:GP general purpose 普通箱;CBM cubic metre 立方米;MT metric ton 公噸 ;HC high cubic 高箱)7、 危險品、冷凍貨特殊説明8、 裝運期限(是否有信用證要求)9、 配載要求(出船證等)10、貨物交運日期以及交運方式11、運費結算方式(預付、到付金額),是否第三地付款12、是否指定船東13、是否有要求申請目的港N天免櫃期, 14、提單簽發時是MB/L還是HB/L,是否第三地簽單。

二、航線主管根據業務員所述要求向船公司詢價,爭取申請更低的價格,以供貨主選擇。(Ⅰ)若直接與船東訂艙,則應注意以下幾點:1、 該船東是否有接至貨主所述之目的港2、 是否可以接超重櫃3、 是直航船還是中轉船,在哪裏中轉4、 幾天可到達目的港5、 該航次掛靠什麼碼頭(廈門的海天、象嶼、國貿,島外的國際貨櫃,嵩嶼,海潤,)6、 該航次艙位是否緊張,是否可以保證艙位(Ⅱ)若為指定船東,在必要時(如運價更低廉)可以通過第二家貨代進行訂艙,但是除注意的幾點與船東相同外,還應在訂艙前確認以下幾個方面:1、 在出提單時,是否要改SHIPPER或其他資料;2、 在貨主有要求的情況下,是否可以申請N天目的港免櫃期;3、提單簽發時是MB/L還是HB/L;4、是否可以保證艙位。

(以上僅適用於海運費預付FREIGHT PREPAID)

三、航線主管與船東/貨代談妥運價,且貨主接受業務員報價後,簽署出口貨物代理委託書S/O(訂艙單),業務員便可訂艙,至文件部門打印一份無格式的託運單,並在上面標註明船期、運費、櫃型櫃量、及貨主的特殊要求、我司訂艙人電話,傳真等。託運單傳畢後,便可向船東催傳訂艙確認。

同時,業務員填寫完整的公司業務封皮,並標註清楚各項費用的成本數額拖車公司,報關行及其電話傳真。

四、航線主管取得船東回覆的訂艙確認後,在封皮上補上提單號、船名航次,交由OP操作

五、突發情況的處理方法1、由於貨主原因要求更換到下一航次將原先訂艙的確認回傳通知船東退載該票,並重新訂下一航次的艙位,若運價有所變動應及時告知業務員,與貨主協商。2、貨主要求申請目的港10~14天免櫃期與船東聯繫,確定可以申請到免櫃期的具體天數N,並出具一份申請目的港N天免櫃期的申請書(加蓋提單上SHIPPER公章),FAX給船東。再由其向目的港申請,直到確認。3、非危説明如若貨物品名為化學物品,但是非危險品,而船東有要求説明,則需出具非危險品説明, 加蓋提單上SHIPPER公章。4、提櫃後,船東換船或貨主要求換船憑原訂艙確認向船東退載,重新訂艙,取得新訂艙確認,並向船東出具一份套櫃申請,加蓋貨代公章。註明原資料的船名航次(MV。)、提單號(OB/L)、啓運港/目的港(POL/POD)、集裝箱號/櫃型(CNTR#)需套櫃至新船名航次、新提單號。

(二)排載→發放空箱→裝箱→進場→邊檢

一、排載

1、OP根據貨主提供的資料刷出集裝箱貨物託運單(排載單),排載單共九聯:

第一聯:貨主留底

第二聯:船代留底 (加蓋訂艙貨代業務章 打上貨主船代處的代碼)

第三聯:運費通知

第四聯:運費通知

第五聯:提箱申請書 (加蓋訂艙貨代業務章)

第六聯:裝箱單、場站收據副本 (貨櫃進碼頭後蓋碼頭進場章)

第六聯附頁:繳納出口貨物港務費申請書 (註明場裝或拖裝的費用,以便向貨主收款及財務對帳)

第七聯:場站收據副本、大副聯

第八聯:場站收據

第九聯:貨代留底 (加蓋訂艙貨代業務章)

2、若所出口的貨物為食品類,在打印排載單的同時,打印一張已加蓋碼頭進場章的排載單第六聯,填上進場日期,傳真給報關行以供換取通關單。

3、訂艙確認 

取排載單2~9聯和訂艙確認交由外勤至各船代處進行排載

排載後船代收取第2聯,並在第5、6、7、8聯上加蓋排載單證章。

◆另外 

A、中遠海網上訂艙,與船東口頭確認運價後,在中遠海網站上登陸公司用户名及密碼後,錄入托單內容等,並在附加説明中標註訂艙人員的電話,傳真及“預借6、7、8聯”字樣。發送後,會先經過審核後才會配船,配船後就可以直接打印已確認的訂艙單,不必排載。

B、SITC的訂艙操作則更有所不同:

▲ 日本線 可以根據SITC的SALES給我司的提單號編排方式編提單號,並依照船期表上的船名航次繕制託運單及排載單1~9聯,不需要SITC的訂艙確認即可排載。但需將排載單1聯FAX至SITC,以示訂艙,若艙位緊張,則SITC會另行通知。

▲其他航線 若船舶非SITC的,則SITC會傳來訂艙確認,應至支線船東處排載。若為SITC的船舶,則直接排載!

二、提取空箱裝貨 進場 邊檢

Ⅰ、拖裝

①排載單第五聯(加蓋訂艙貨代業務章) 

②訂艙確認 

①+② 從船代處取得

③裝箱單(凍櫃要二張裝箱單/櫃,要註明温度及凍櫃標字"12F)海滄碼頭免裝箱單 

④拖櫃交接單,註明拖櫃時間、地點、聯繫人、電話 (若SHIPPER有特殊要求如車架一定要20架,裝食品的需做櫃檢,木製品需做燻蒸等等,也應一併告知。)

⑤設備交接單 後至指定堆場提櫃

依據④至貨主指定地裝貨,貨櫃到達後,由貨主自行裝櫃,封好封籤後,再由拖車公司憑③+⑤拖櫃進碼頭

⑥六聯附頁 留底作為港務費結算聯

** OP跟蹤拖櫃情況,取得櫃號和封籤,並與船東貨主核對,特別是一家貨主同出好幾票貨時一定要和貨主核對正確。另外在貨櫃進場後,還可以登陸碼頭的門户網站查詢船東、櫃型、封籤等。

Ⅱ、場裝

①事先通知堆場安排場裝計劃,與貨主確定場裝時間,傳真一份進倉圖給貨主(附上OP的電話傳真)

②取得設備交接單

③貨主將貨物運至堆場前,堆場應將櫃子吊好

④填寫場裝計劃,註明裝櫃時間、聯繫人、電話 (若SHIPPER有特殊要求如車架一定要20架,裝食品的需做櫃檢、木製品需做燻蒸等等,也應一併告知。)

⑤若場裝完畢,應向貨主求證是否已將貨物裝滿可以將貨櫃拖進碼頭。

⑥若貨櫃可進場,取得櫃號和封籤並與碼頭核對。

Ⅲ、貨櫃進場後,安排外勤至碼頭蓋進場章(蓋排載單第6聯上)。

三、邊檢

1、 若所排船舶是直行美國、日本、韓國、台灣的均需在開航前兩天內填寫邊檢單至邊檢查站,放行後連同已放行的6、7、8聯送至碼頭。

2、 若邊檢查驗(與海關差不多做法一樣),但若是場裝的可至堆場找理貨蓋章,再去邊防站放行。

四、對集裝箱的特殊要求

1、櫃檢櫃(一般出口貨物為食品類才需要),應儘早通知協檢員預計拖裝或者場裝的時間,傳真排載單以便安排櫃檢計劃。櫃檢大約需要半個工作日, 協檢員填寫 (包括以下有效內容:報檢編號、箱號、規格、温度、檢驗評定、協檢員簽章、檢驗員簽章,並加蓋貨代公章)向商檢局提出申請,至指定堆場自檢合格的集裝箱處進行集裝箱適載檢驗。檢驗合格後,由商檢局出具中華人民共和國出入境檢驗檢疫集裝箱檢驗檢疫合格單(簡稱櫃檢單),其中正本交給報關行以供換取通關單,副本上加蓋“本聯供產地檢驗檢疫機構查驗集裝箱和存檔之用”,由業務員交還貨主。協檢員在一編號內的櫃檢單發放完畢後,填寫出境集裝箱裝載貨物登記表後,審核蓋章送商檢局核銷。 

2、若貨物為運往歐洲等國家的木製品或貨物所使用的是木質托盤、木製包裝,則應經過燻蒸,這是目的港的要求。燻蒸前,先確定貨主的貨物是否備齊,提前拖櫃或場裝準備燻蒸。

所需燻蒸材料有: 

①輸歐貨物木質包裝材料聲明(公章)

②報檢委託書(公章)

③一份由貨主出具的委託報檢保函(公章)

④貨物發票(公章)

⑤貨物裝箱清單(公章)

⑥如果由於天氣原因,貨物的外包裝被淋濕,可能導致標識加蓋不清,又因交貨時間緊迫,需在規定時間內加蓋標識並燻蒸,故出具一份保函以備燻蒸。

* 材料交給報關行後,由報關行向商檢局預約燻蒸。燻蒸時間為24小時,燻蒸後取得由商檢局印發的燻蒸證書。由於燻蒸時間較長,放氣後方可進場、申報、報關,故應提前作安排。

五、突發情況的處理方法

1、建立客户代碼申請書

若貨主在船代處無客户代碼,則填寫建立客户代碼申請書,加蓋排載單上SHIPPER公章,至船代處申請添加代碼即可。

2、排載後貨主更改櫃型櫃量

更改船名、航次、提單號、箱主、箱型、尺寸、用箱數量等,先到出口排載部門更改確認後到箱管部辦理相應更改手續。更改提箱和回箱地點,直接到箱管部辦理。

3、退載

⑴ 一切排載後的貨物都產生¥50的訂艙費需支付。

⑵ 領取設備交接單後未到堆場提箱,因故退載,需持全套設備交接單到船代辦理退載

⑶ 貨物因故退載而提櫃後重箱尚未進入碼頭,持設備交接單的進場聯到船代處辦理退載手續,並及時將所提空箱返回指定堆場。退載後的空箱未經許可,不可擅自改用他票出口或擅自截留(改用他票需出具套櫃保函)。否則,由此引起的錯用箱、損失和相關費用將由責任方承擔。

4、在提櫃時,沒有拖車拖櫃

⑴ 先與貨主取得聯繫,是否可以將拖裝時間稍做推遲

⑵ 若時間急迫,則臨時安排另一家拖車公司前去拖櫃延遲進場

5、拖車至堆場提櫃時,堆場卻沒有需要的貨櫃

A、馬上與船東聯繫,詢問其他堆場是否還有該船東的貨櫃

B、至船代處更改設備交接單(正常上班時間)

C、若非正常上班時間拖櫃:

①船東確認貨櫃所在堆場後,出具一份借櫃確認

②借櫃貨代填寫借櫃保函,加蓋貨代章。(顯示櫃型櫃量和船東)若為凍櫃,則還應描述通風口和温度;若為櫃檢櫃,則直接調用已櫃檢合格的集裝箱。

6、提櫃後,由於貨物無法備齊,貨主要求推遲一個航次

已經提櫃後而推遲出口時間,應根據船公司的船期用箱時間表,合理安排用箱時間若超過船公司提供的免費用箱期限,將依照有關規定徵收集裝箱超期使用費。

7、因貨主原因來不及按時進場,申請延遲進場

及時與船東聯繫,並告知預計進場時間,船東向海關監管的碼頭申請,並附上延遲進場申請註明船名、航次、提單號、箱號、卸貨港、交貨地點等(加蓋貨代章)。